Visual Paradigm IT项目管理 (6 of 6) - 收尾阶段 (Closeout Phase)

之前的阶段，即执行和控制阶段，以项目可交付成果的接受为结束。在这个阶段，收尾阶段，项目组记录从项目中吸取的经验教训，并将交付成果转交给作业人员，作业人员将使用和维护交付成果作为持续的活动。

这一阶段的一部分是让项目经理抓住从项目中吸取的经验教训，并撰写“经验教训”文件。本文件将作为未来类似项目的投入，使这些项目运行更加顺畅。另一个要制定的文件是“项目收尾报告”，其中包括对实际和基准绩效目标，项目成本和进度计划之间差异的研究。它还包括正在进行的操作和维护计划的描述。

活动和交付物

下表列出了本阶段的主要活动和活动输出的可交付成果（即过程文件）。

举行结束会议

本阶段首先与本项目不同参与者开展会议，包括但不限于参与不同项目活动的利益相关者，如需求启发和验收测试，以及项目组成员。这些会议的目的包括：

• 识别经验教训：讨论在项目过程中出现问题并顺利进行的事情，并确定从这个项目中获得的经验如何从未来受益于类似的项目。
• 制定过渡计划：讨论项目交付给作业人员的过渡安排。
• 制定实施后审查计划：讨论实施后审查的日期。

发展经验教训

现在您已经完成了IT项目管理生命周期的识别，启动，规划和执行以及控制阶段，现在是时候记录基于积极的经验和导致不良结果的负面经历的经验教训。

经验教训是将经验转化为知识以帮助未来决策和解决问题的过程。它有助于提高项目绩效，避免再次发生错误，并保持良好的实践。典型的经验教训文件由三部分组成。

• 项目成功，这是项目的关键成功。
• 项目挑战和困难，这是项目生命周期中遇到的困难
• 缺点，就是任务和决定的执行和错误

项目成功

项目成功是指项目取得的关键成功。说明项目取得的成功，而不是仅仅描述项目取得的成功，说明促成这些成功的因素更有价值，以便类似的项目能够重复取得成功。

以下是项目成功的一些例子：

项目挑战和困难

项目面临的挑战和困难是指不受项目组控制的条件，不利于项目的实施。与“成功案例”不同，您必须描述面临的挑战，并提出解决方案。推荐的解决方案可以是一个已经实施并且有效的解决方案。它也可以是实施选项的更好选择。

以下是一些项目挑战和困难的例子：

项目缺陷

缺点是任务错误或错误，或者任何错误的决定。它有时与挑战和困难混淆，但它既不是。为了简单起见，挑战和困难是需要解决的不利情况，以便项目完成，缺点是错误和失败。

这是一个项目缺陷的例子：

制定收尾报告

项目结果与项目计划的偏差是不可避免的。其中一部分活动涉及从项目绩效，项目成本和进度计划中识别基准计划的差异。除了说明计划的和实际的数字外，重要的是说明差异，最重要的是说明这种差异存在的原因。

我们来看一个典型的收尾报告的内容。

• 绩效目标：描述项目如何根据项目绩效计划中制定的每个绩效目标来执行。
• 项目成本：说明项目的计划和实际成本。它还记录差异并解释为什么存在这种差异。
• 项目时间表：将实际完成日期的最初批准的时间表基线记录下来。它还介绍了时间表差异和解释。
• 范围更改：记录项目范围的任何更改及其对性能，成本或时间表基准的影响。
• 项目资源：确定每个项目资源的转移方式以及转移的时间。记录项目使用的所有项目资源。
• 运营和维护计划和成本：项目可交付成果的运行和维护计划。它说明了预计的年度运营和维护成本。
• 项目文档：标识存储在项目库或其他存储库中的所有项目文档资料。它确定了所用介质的类型和项目文档的配置。
• 实施后审查和报告：确定完成实施后报告的日期和负责此项行动的人员。
• 未决问题：在项目结束的情况下解决的未决问题。

存档项目文档和工件

项目经理必须与其他项目参与者合作，保存所有项目文件和工件以备将来使用或参考。他还需要确保所有必要的批准和签名都存在。此外，确保所要求的最终版本的文件以可审计的形式存档在约定的地方，并确保它们不能被编辑。按照约定的程序存储其他项目工件。

进行过渡活动

该项目即将结束。您必须将实际产品和任何其他所需的知识转移到将使用和维护产品作为持续活动的操作人员。

一般来说，转换涉及以下项目的转移：

• 知识转移：为了与最终产品一起运作所需的知识。示例包括了解产品如何与业务工作流程配合使用，功能如何工作，所需的任何登录凭证，所做的任何假设，可以联系谁以获得帮助以及如何联系。用户培训可能是知识转移的好方法。
• 文档传输：提供有关产品使用的说明或信息的书面材料
• 实物转移：将产品的控制权交给负责支持的运营单位。