两种典型委外处理

外包业务是一个普通的业务, 通常发生在1. 企业短期内订单过多暂时产能不足，为了如期交货需要外援2.产品的某道关键工序企业自有生产工艺满足不了需求3.随着产品生命周期不断缩短，为了避免企业生产投资负担，某道工序外包低于自制成本低4.企业产品线长,可以将非核心的业务外包以降低成本等等。对于这种半产品/组件或产成品的外包，ERP系统通常提供两种基本处理方式:外包采购和工序外包。

下面以一个经典的复杂的业务场景来分析下系统典型的两种委外处理流程。

假设业务场景:

公司产成品需要委外,加工完的成品由加工商直接代为发送给客户,需要将企业自己提供的物料的间接管理费用(原料*9.05%)、外包料间接管理费用(外包费*5%)和产品的产权费用计入外包成品,这样做的目的是提高外包成品的成本从而提高产品报价能力。

详细业务需求:

系统使用成本核算单（Costing sheet）,将企业自提供的物料乘一百分比(9.5%)做MaterialOH,委外加工费用乘一百分比(5%)做外包料间接管理费用,同时由于产品购买了设计产权,需要根据实际外包收货数量按件付产权费用,这些费用都汇总入外包存货成本。

由于涉及成本核算单Costingsheet,生产成本核算CO-PC,MM外包,条件技术和CO-PA，此业务有一定代表性，接下来就使用两种外包方式处理此业务。

*为了简便,假设公司本位币为HKD，当前测试汇率:1USD= 8HKD。

使用外包采购

 详细步骤如下:

(1).设置该物料为外包

对于“委外加工”的物料，只要将采购类型维护成外购F,特殊采购类别定义为30,如图1,运行MRP就能产生外包采购申请,直接转外包PO(对应的POItem category是 L->Subcontracting),对采用MTO生产方式的外包成品,还可自动带出Account assignmentM指定到某销售订单,采购收货时将外包成品则直接收到销售订单库存,这些处理流程体现了系统的高度集成。

*关于PO的Item category和Accountassignment在介绍采购订单设计篇有详细描述.

 

物料主数据的MRP2视图，Procurement type E表示该产品为自制件,F则为外购件,如果外购,

还可选择特殊采购类型(Special procurement),典型特殊采购类型有:

10:Consignment,供应商VMI物料

30:Subcontracting,表示该物料委外加工,本例讨论之列.

50:Phantom assembly,虚拟件, 虚拟件本处不再讨论

52.Direct production/collective order 生产集合订单,可设置母子工单

70/80.将生产和需求定向到其它工厂

*有的企业管半成品/组件外包叫Subcontracting,而成品级则称外则称Outsoucing,为了区分组件外包和成品外包可复制30为Z0专门用于成品外包,便于报表分析

(2).成本核单(Costing sheet)设置

相关Tcode:KZA1|KZS2|KZE2| KZM2| KZZ2|KZZ2| OKZ2

为了核算外包业务中的各种间接费用和产权费,使用成本核算单,关于成本核算单请参考本书相关章节，在其中已做了详细介绍。

Costing Sheet IMG Path如图2。

 

首先维护产权费OH key(SE16: V_TKZSL), 将间接费用组（Overheadgroup）和间接费用码（Overhead Key）配置好(Tcode:OKZ2),可以将间接费用组和间接费用码维护成相同名称,系统提供了两种间接费用率，一种是基于百分比（PercentageOverhead Rate）的，象本例自供原料的间接管理费用和外包管理费用(Tcode:KZZ2|S_ALR_87008275)，就采用百份比，还有一种是所谓的基于数量间接费用率（Quantity-basedOverhead rate），象本例根据外包实际产品收货数量计算产权费（Tcode:KZM2|S_ALR_87008272).如图3。

 

图3显示的是基于数量的间接费用率，由于系统维护的金额最多只能是两位,所以如产权是0.459USD/PC,就维护成45.90USD/100PC，如图3-[1]，注意产权的有效日期。

为了将产权对应到产品成本，需要在物料主数据的成本视图1维护该OH Key。

在维护各种OH rate注意维护Overhead type， 1表示实际如工单confirmation就是实际,2是计划,如产品成本估算CK11N/CK40N时就使用type 2的OH rate,系统考虑可能有些企业的特殊业务可能对OHrate会有不同需求, 没有特殊需求,type 1,type 2都维护成相同值。

同样维护好自供原料间接管理费用和外包管理费用的OH rate百分比。

Costing sheet数据的保存（Tcode:KK05|KK06|KK07|KK11|KK12|Kk13）

costing sheet使用的也是condition技术,Costingsheet的Dependency相当于存取顺序(Accesssequence),系统预定义了一些条件表使用KK07能看到,本例中使用了A013/A014表,OHrate的data和一般MM/SD定价条件数据一样也保存在KONP里。

在接下来，将利用条件技术将自供原料间接管理费用,外包管理费用和产权费用象采购附加成本一样计入外包成品，而间接管理费用的百分比和按数量计算的产权费用即来自条件技术表KONP。

最后，需要将成本核算单挂到成本估算变式（Tcode:OKKN）的评估变式(Tcode:OKK4)上。

(3).外包成本部件

Tcode:OKTZ

为了更详细地分析成本,SAP最多允许用户灵活地定义多达40个成本部件(Tcode:OKTZ),图4则显示成本部件结构(Costcomponent Structure)Z1包括了近30个成本部件(CostComponent), 材料成本根据origin group再细分为电子类五金类塑胶类的原料成本,外包分成WIP(组件)和FG(产品),成本组件23对应产权(royalty)成本。

你甚至可建立多个成本部件结构，分配给同一公司代码下的不同工厂，当然也可整个集团共享一个成本部件结构。

 

在图4中, 6开头的是初级成本要素,9开头的则是次级成本要素。

(4).维护外包价格

Tcode : ME11

在图5中，维护外包价格，注意选择的是subcontracting 类型(type3)的采购信息记录,假设Info record number是5300008780,外包价格为10USD/PC。

 

(5).成本估算变式设置

Tcode:OKKN/OKK4

首先,后台配置需要将第(2)步设置的成本核算单挂到成本估算变式（Tcode:OKKN）的评估变式(Tcode:OKK4)上，并在评估变式上选择外包料计算间接费用，如图6。

 

图6中，在定义成本估算的评估变式(Tcode:OKK4)的”Overhead”页面,选上”Overheadon Subcontracted Materials”标志,则成本核算单将作用于外包物料。

(6).建立外包BOM

Tcode：CS01

 

外包过程中,可能会由委托企业指定受托的外包商必须使用某材料供应商人的某些材料,或者部分材料直接由外包商提供,这些材料都非委托企业库存,为了方便外报管理,系统允许这些材料作为非库存项目包含在BOM中备查,当然,成本计算时外包BOM这些项目将被排除,如图7。

对于供应商提供的物料970000,970001,Ict(Item Category,BOM项目类别)设置为N->非库存项目,这些料不属于企业,所以不参与外包产品ZST_SUBCON的成本计算,所以,在相关Item的明细的Status/LngText页面的CostingRelevncy字段设为空(表示不参与标准成本计算)。

在图7中,材料970002/970003为企业提供的物料。

常见BOM项目类别：

L:Stock item  存货项目

N:Non-stock item 非库存项目

D:Document Item 可将质检单,标准用户操作手册SOP等作为BOM文档项目

 

思考： 在一些情况下，同一个成品可能既有自产又有外包情况，试问如何建立BOM，如何对该产品进行成本估算？

 

 

(7).外包件成本估算

Tcode：CK11N/CK40N

成本估算的意义众所周知，当接受客户订单需要外包后,通过成本估算可以快速报价和预测利润。

现在对外包产品ZST_SUBCON进行成本估算(Tcode:CK11N),结果如图８。

 

图８是成本核算结果。

图8 -[1]:表示成本估算时使用了成本核算单ZPC101。

图8 -[2]:OH key在物料主数据Costing 1视图中维护,本例对应产权。

图8-[3]:物料消耗对应的Cost element 62000110在自动科目设置(Tcode:OBYC)的GBB|VBO定义。

图8- [4]:对应的material info record 530000878080HKD,即图5中维护的Info Record 10USD，前面已假设汇率为1USD=8HKD。

产品成本无非是由”料、工、费”组成,系统将成本估算结果分类,常见成本估算项目类别为:

M: Material, 对应成本估算时中的BOM物料

N: Service,服务项目

E: InternalActivity,对应作业,在SAP中,通常将人工,折旧费用作成作业,包含在工艺路线中

G: Overhead,对应成本核算单的各种间接管理费用.

L : Subcontracting, 对应外包件的外包费用的信息记录

本例中,使用到M/G/L项目类别，因为上成品外包，实际上就没有必要为该成品设置生产工

艺路线。

再来详细分析成本估算结果，图8中，将成本估算结果layout换成1SAP03->Costcomponent(grouped)，显示图9的画面。

 

现在可以非常清晰地分析出各成本部件的金额是如何计算出的：

(1).项目类别M,128.00/47.00表示自供料的材料成本,小计175.00HKD

(2).项目类别G,自供材料间接管理费用9.05% * ( 128 + 47,自供材料成本) ~15.84HKD

(3).项目类别G,产权费为0.15USD/PC,计1.2HKD

(4) .项目类别L,应付外包费10USD, 计80HKD

(5) .项目类别G , 外包费*5%= 4HKD 作为外包管理费用

总计外包成本为276.04HKD。

(8).外包采购流程

Tcode :ME21N|ME2O|MB1A|MBLB|MIGO

设置采购定价过程(关于采购定价过程请参考本书的条件技术)

首先为供材料间接管理费用,产权费用和外包管理费用等3个物料间接费用建立过帐码,如图10。

 

建立4个条件类型分别对应以上3种物料间接附加费用，设置的采购定价过程详细如图11。

 

在定价过程ZM0000中，设置的4个条件类型作用分别如下：

(a).ZMPR:使用了自定义AltCBV 例程800,它读取外包成品的外包BOM得出自供料的总存

货价值,并不通过Account key设置科目,因为外包料在backflush系统会自动倒扣外包材料,它只是作为1个计算基数,用以计算出外包料间接管理费用。

(b).ZMOH:在例程810中,ZMOH等于ZMPR的值* Material OH Rate9.05%,注意ZMOH的From row to row是行次 4,定价过成中第4行即为条件ZMPR。

          通过account Key ZM0计入应计外包原料间接管理费用科目。

(c).ZROY: 使用自定义AltCBV 830读costing sheet数据(根据OHrate A013/A014配置表关联条件记录表KOMP)得出产权费用。

         通过account Key ZRL计入应计产品产权费用科目。

(d).ZMLB: 等于row 1(PB00,即外包费用信息记录)*百分比(5%)通过account KeyZML计入

         应计外包管理费用科目。

图12是一个外包流程示例子，从制定外包计划到外包付款。

 

简单介绍下外包采购流程的3个重要步骤

步骤1.建立PO,可使用增强限定外包采购单ZMPR,ZMOH,ZROY,ZMLB四个条件类型必输。

 如图13,在跑MRP时,系统根据物料主数据设置的采购类型(F)和采购特殊类型(30)生成外包采购申请,该申请在转换成采购单后将自动带上Itemcategory L标志,如果该产品是MTO的计划策略,还将自动分配Account assignmentM,此时在采购单维护对应到销售订单,外包入库时将自动对应到销售库存,在SAP系统,销售库存只能对其销售订单发货。

 

图13-[1]：外包采购订单的行项目类别标志为L->Subcontracting。

图13-[2]：可以选择“Components”标志查看外包成品的外包BOM,如果外包BOM发生变更,可以通过更改外包采购订单在选择”ExplodeBOM”将新的BOM数据读入。

         *该两标志只有当行项目类别标志为外包L才出现

对于BOM经常发生变更的企业,这点非常头疼,实际上生产工单也会发生类似麻烦,比如某企业通常是周一三五开隔天开工单,通常建立工单时会根据工单开始日期抓取BOM数据作为生产发料依据,如果周一开的工单周二发生BOMECN变更,可历史工单的BOM数据还是以前版本需要更正,如果忘记就可能会造成生产发料错误。

注意：假设外包商要求使用美金结算外包费用，每件产品的外包费为10USD,这个价格在图5的外包信息记录中已经维护。

步骤2.MB1A 541发料970002和970003到供应商，此时系统并不产生诸如以下

Dr:外包库存

    Cr:自有库存

的会计凭证，这点和国内会计核算习惯有所不同（如果需要，可以通过修改条件让其产生凭证），而是在外包件收货同时同步倒扣自供外包原料。

*外包产品的生产时间可能跨度很大，由于存在报废等原因外发加工的原料消耗大多数情况下无法在BOM内设定准确的，这样在每次外包成品入库倒扣自供原料时出现库存差异。有的企业则要求加工商在每次送货时提供本次原料的准确消耗量,收入成品直接更改由采购BOM带出的消耗量按实际消耗量过帐，尽管系统还提供了相关外包库存查询功能，那只是企业系统中的帐面库存，实际库存在外包商仓库，可以对该部分定义盘点。

(3).MIGO外包采购单收货产生的凭证如下,在外包成品ZST_SUBCON移动类型101收货时,系统自动使用移动类型543根据BOM设置的数量倒冲自供材料970002和970003。

*实际上，和外包组件需要回厂继续加工不同的是，外包产品一般可直接从外包商发往客户，

本处收货只不过是为了给客户销售订单发料做虚拟入库而已，产品并不进入企业仓库，将来

销售订单发料也是虚拟的，OEM外包的风险是什么？风险在于如果外包制造商的生产品质

出现问题，将严重影响企业经营，对于一个完善的ERP，还需要考虑外包退货流程，本例

不再深入。

由于公司代码5100的本位币为HKD，外包采购单的货币为USD，系统自动将外包成品的

收货和自供原料的倒冲分为两个凭证，因为两者记帐凭证货币不同。如果外包单货币和本位

币相同，则两个凭证合二为一。SAP提供了强大的采购处理功能，在同一采购单中，材料

供应商和附加采购成本提供商可以不同，各个供应商还可使用不同货币结算，这种强大的货

币处理功能正是一个ERP适合跨国公司全球业务的基础，关于ERP货币设计思路，在本书

相关篇幅有非常详细的分析。

 

本例中，外包成品ZST_SUBCON采用移动平均价格,分析下其入库成本,如图14,注意凭证货币为USD。

入库总成本为:

外包费用PB00 (100USD = 800HKD)+Total外包附加费(ZM0/ZML/ZR0对应的Material OH/SubconOH/Royalty总和210.40 = 158.40+40 + 12 )+backflush料投入(1750=1280+470,见图15 )=2760.40元 。

其中,自供料的Mat. OH=1280*9.05% + 470 * 9.05% ~ 158.40

Subcon OH外包管理费用*5% = 800 * 5% = 40

产权 = 0.15 USD * 收货数量10 = 1.5 USD折合为12HKD

 

图15是倒扣两个自供料的会计凭证。

从图14和图15看两张会计凭证存货收货库存价值等于.达到增加存货成本的目的.

分析下外包的后勤自动科目配置(Tcode:OBYC)

下表为图14外包成品收货涉及的自动科目：

 

凭证Item	科目	本例金额	OBYC科目分配	备注
1	14010030	2760．40元	BSX	即外包料ZST_SUBCON对应valuation在BSX里分配的存货科目
2	14050010	800元	WRX	GR/IR中间科目
3	62000060	2760．40元	BSV	外包产出可根据不同valuationclass给不同科目,有的企业直接使用和工单产出(生产成本产出)相同的科目。 和BSX存货科目形成借贷关系
4	62000261	800元	FRL	External activity即工序委外的外包作业费用或外包采购费用 和WRX GR/IR科目形成借贷关系
5	62000090	210.40元	FRN	外包附加成本(incidental Cost of externalactivities)，即包括可能存在的外包运输,海关费用,物料间接管理费用,外包产品的产权费等的全部采购附加费用的对方科目,为了区分,该科目可设置为应计附加采购费用科目62000098
6	62000090	158.40元	ZML	ZML自供物料间接管理费用,为自供料*9.05% ZM)外包料间接管理费用,为外包费用*5% ZR0产权费,0.15USD/PC, 3000300070为暂估应付产权费
7	620000090	40元	ZM0
8	3000300070	12元	ZR0

 

下表为图15产生凭证对应科目：

 

凭证Item	科目	本例金额	OBYC科目分配	备注
1	14010010	1280	BSX	对应自供原材料存货科目
2	62000110	1280	GBB/VBO	外包物料的消耗,在此采用的是和普通工单相同的生产成本投入科目(对应GBB/VBR),如需要,GBB/VBO可使用外包成本投入科目。
3	14010010	470	BSX	对应自供原材料存货科目
4	62000110	470	GBB/VBO	同2

 

使用外包工序

你还可是使用工序外包处理以上业务,不同的是,在直接使用外部采购时,外包产品ZST_SUBCON没有建立工序,而使用外包工序法，则需要建立工艺路线(Routing),在本例中,工艺路线只要包含一个委外工序(Operation)就行。

一般认为，产品外包可以直接使用外包采购方式，呆会我们会发现时间上工序外包流程的步骤要比直接外包采购方式要稍微繁琐，当然产品也可使用工序外包；对于组件/半成品外包，当然组件/半成品也可使用外包采购，就象普通采购，它的缺点组件/半成品入库后需要再发料到工单，流程则有多出几步，为了简化业务，组件/半成品入库一般使用工序外包。

很多国内ERP也提供类似处理流程，包括建立外包加工单->跑物料需求生产外包采购申请(SAP系统则是在保存外包工单不需跑MRP立即生产PR)->外包加工领料单->外包加工入库单->结算外包款等步骤。

最后

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