【财务篇】如何群发工资条？如何通过邮箱批量单独发放工资条？（图文教程，一看就懂）

如何通过邮箱批量单独发放工资条？（图文教程，一看就懂）

 

工资在任何企业都是非常敏感的话题，所以为了保密和避免不必要的麻烦，工资一定不能群发，只能单独发放。下面笔者就给大家介绍一个使用Word、Excel、Outlook，通过邮件批量给每位员工单独发放工资条的方法。本方法实际上使用的是Word邮件合并功能，这种方法除了用于群发工资条外，还可以用于批量制作员工牌、邀请卡等，非常的实用。

提示：本教程在编写过程中使用是Office2016和Outlook2016，如果你使用不是相同的版本，所显示的界面和功能的位置可能有所差异，请大家参考操作。

 

第一步：工具准备

Word（工资条模板）、Excel（工资明细表）、Outlook（群发Mail）。

第二步：操作准备，设置好 Outlook 2016

（1）首先我们在开始菜单的所有应用中找到Outlook2016打开运行，如图所示:

（2）如果是第一次运行，这时候会出现一个设置向导，我们点击下一步继续。

（3）推荐大家点击下方的手动设置或其他服务器类型。下一步。

（4）选择邮件服务器类型为POP或者IMAP，点击下一步。

（5）输入各项信息，如果添加QQ邮箱，这里的接收邮件服务器填写，pop.qq.com，发送邮件服务器填写smtp.qq.com下方输入信息。

如果是163邮箱这里接收邮件服务器填写pop.163.com，发送邮件服务器写smtp.163.com。写自己企业邮箱的服务器地址（百度查询方法）。

（6）如果你的QQ邮箱设置过独立密码，这里我们要输入独立密码，最后我们点击这里的其他设置打开进入。

 

 

（7）然后这里的界面中我们选择发送服务器，这里选择。

（8）下一步继续，开始验证，验证通过就设置完成了。

 

第三步：方法步骤

（1）  首先，请根据本公司薪酬管理制度和国家法律法规，核算每位员工的月度工资，建立Excel版工资明细表。（特别注意：工资表中除了工资中各项目字段外，还务必增加每位员工的 “邮箱地址”，用于接收公司发送的工资条邮件。）

以下为我随意编制的“Excel版工资明细表”，截图如下：

 

（2）  用 Word 制作一份工资条模板，这个模板就是要发送给每为员工的工资条内容，需根据各公司的实际情况和要求进行设计。（特别注意：Word工资条中所有字段必须在Excel工资明细表中能找到数据来源，但不一定要包括Excel中的所有字段。）

以下是我制作的“工资条Word模板”，截图如下：

 

 

（3） 关联工资表，邮件 - 选择收件人 - 使用现有列表 - 浏览并找到工资表 - 选取工资表所在的工作表名称。

 

（4） 导入工资表后，选取要插入工资项目的单元格，通过插入合并域 逐个关联数据。

 （5） 全部链接完成后如图所示，检查链接无误后，点击右侧下部选择“下一步：预览电子邮件”，可在右侧上部选择不同员工预览；

 

（6） 预览无误后，然后群发邮件：邮件 - 完成并合并 - 发送电子邮件 - 设置邮件群发的选项，然后会自动启用outlook软件，完成群发。

（7） 工资条邮件发送后，员工将会收到如下形式的邮件。大功告成，噢耶！

 

第四步： 注意事项

（1）  请确保每位员工的邮件地址准确无误，特别要注意公司内重名的联系人邮箱地址。

（2）  Word文档插入域之后一定要留意保存，在下次发工资条的时候只要更新Excel工资表的内容即可，不需要再对Word进行重新设置。

（3）  Excel工资明细表模板和Word工资条模板最好保存在电脑固定位置，不要移动，否则后期还得重新链接。

（4）  如待发邮件中的工资条中的数据有很多位小数，但是Excel工资表中却没有，需要回到Excel表中的数据格式改为“文本”格式保存即可。

操作方法：全选Excel工资表，右键设置单元格格式，改为“文本”格式，再按以上步骤执行邮件合并就可以了。