一线PPT制作理论——简洁电磁环境构建

在XXXX研究所X室“PPT制作交流会”上的分享

西北工业大学李宽

（南京，2012年4月29日上午）

零

大家好！我是西北工业大学软件与微电子学院本科四年级的学生李宽。在这半个月的成长经历中，我确实感觉收获很大，提升很大。非常感激这次项目给了我这样宝贵的学习锻炼的机会，也非常荣幸能参与到本次的交流中来。

为了回报这期间我所获得的关怀、指导、肯定和支持，我努力在把这次经历中的所做、所闻、所想进行总结和升华，使之作为一个成品进行传播和再造，从而有可能实现更大的价值。培根在《新工具》一书中讲“只有当经验能够被文字记载并广为流传，才能更好地发展下去”。于是，我尽自己所能，写了这份报告，长度为7000字。要说明的是，这份报告里的内容是集体智慧的结晶，而我作为集体的一员，现在所做的只是把这个成果以自己的方式表达了出来。

《易经》里有句话，“见（音现）群龙无首，吉”。（这句话现在的解释是，当看不出各部分的先后主次，但每一部分都自成体系而又相互配合的时候，这个结构就是好的。）所以我在安排内容的时候并不强调先后主次，而是争取让每一部分都自成体系，使得大家随便拾起一个章节就能有所收获。

时间是短暂的，但内容可以是充实的，经历将是永恒的。在这不到一个小时的时间里，我将努力为大家奉献一份高质量的文化大餐。吃个痛快！

一

结果取决于过程，过程取决于目标，目标取决于认识。结果不成功是因为认识不深刻。为了做好PPT，从现在起，我们务必要对PPT有本质认识。经历了这次实践，我对PPT形成了很多全新的认识，我将结合具体案例一一道来。

二

屏幕将投影仪源源不断打出来的电磁波反射到整间屋子里，就形成了一个动态的电磁环境，而观众的思维就像一枚飞行中的光电制导导引头。一位观众从粗糙、混乱的PPT页面中排除万难去寻找和提取有用信息，就好比一个导引头在复杂电磁环境中进行艰苦卓绝的抗干扰作战，其命中率受到电磁环境的严重影响。这里就揭示了PPT的电磁本质——PPT的制作过程也是电磁环境的构建过程，要通过构建简洁明了的电磁环境，实现对观众思维的精确制导。

“太极生两仪”。上述认识可以生发出两个制作PPT的重要原则。第一，要尽量去除干扰，消隐噪声，保证页面较高的“信噪比”；第二，要使目标信息清晰直观，把观众的注意力吸引过来。下面举例说明这两个原则的应用方法。

案例一：设表格背景为白色。表格原本是一种二维空间，而加上彩色背景就等于增加了一个维度，看上去美观实际上增加了认知成本，弊大于利。因此，建议把表格的背景设置为白色，这是通过“降维”的方法来改进设计。

案例二：弱化徽标。徽标放在首页能表明自己的来路，但是每一页都明显地放置徽标就成了一种持续干扰的“诱饵”。这一点过去很少有人注意，反而成了一种习惯，甚至连观众都妥协了。但是，徽标应该弱化甚至去除。

案例三：抽取关键支解文段。“文字太多”是观众最常抱怨的问题。大量无用的文字就像“燃烧的箔条”一样干扰思维，因此必须对文字进行凝练。应当了解，一个标准的句子里必然是有动词的。（“是”也是动词。）当一段话里主语确定的时候，抽取每句话的动宾短语可以帮助观众有效把握这段话的意图。可以把动词放在“粗箭头”图形里，把宾语放在方框里，两个图形依次用“切出”效果进入，表示一种行为，不同动词可以用不同颜色进行区分。

案例四：抄录原文。过分追求文字的简洁也是不必要的，尤其在复述重要观点的时候一个字都不可以减，如重大部署、重要批示、指导意见等。此外，在郑重声明的时候也需要用大段文字来表明态度和立场。总之，当大段文字需要作为一种整体形象出现的时候就不必追求精简。

案例五：大圆配大字。圆形常用来表示范围、集合、结点，并且便于缩放和连结。这里需要注意应通过调整圆内文字的排布，使圆的对称美不被破坏。

案例六：文字配方框。“姓名配黑框”表示这个人已经去世；总结性的话适合配红色的边框，可以强调结论的正确和问题的紧迫；有条理的话配蓝色的边框，表示客观陈述；短语配上不同颜色的边框，表示结构里的不同单元。

案例七：重要信息加粗标红。技术指标、试验数据、关键技术、突出业绩等重要信息建议加粗标红，引人注目。

案例八：盖章效果强调内容。“重大部署”、“国际领先”、“国内首创”、“不足”、“差”等评价性质的词语，本身加粗标红，配上适宜粗细的红色边框，之后用“放大”效果进入，有盖棺定论式的强调作用。

“无阴不阳”，“物极必反”。上述那两个原则应当配合使用，并且结合实际情况把握适度的力道，要始终以“实现观众思维的精确制导”为宗旨。

三

制作PPT的技术，现在可以称作“简洁电磁环境构建技术”了。要想善用这种技术，就要对PPT制作工具有更全面的了解。

“PPT”本是一种文件格式，后代指PPT格式的文件，泛指各类演示文稿。PPT还有一个更好听的名字叫“泡泡糖”，拼音缩写刚好是PPT。事实上，微软Office系列中的PowerPoint软件并不是制作演示文稿的唯一工具，还有Flash、ROME、电子书等等。但PPT已经成为一种事实上的业界标准。

“临渊羡鱼，不如退而结网”，要通过实践来探寻软件学习之道。正所谓“大道不过两三行，说破不值一文钱”。我总结了学习一款软件的两大黄金手段：一是使用鼠标左键，二是使用鼠标右键。鼠标左键能引领我们到达想去的地方，鼠标右键能提示我们在现有基础上还可以做些什么。两者一纵一横，如同一条条的经线和纬线，逐渐编织成一张大网，将软件的所有秘密一网打尽。

软件同样具有电磁本质。在使用软件的过程中，我们自己就成了导引头，软件就成了电磁环境。然而，PowerPoint软件功能过于强大，给我提供的是一个非常复杂的电磁环境，需要我们练就足够的抗干扰能力，用最基本的手段、最适合的功能、最节省的投入完成最想要的效果，实现对自身的精确制导。

能力一：设置主题和母板。我们都知道PowerPoint软件有个“开始”选项卡，但其实PPT并不是从“开始”选项卡开始的，而是首先要从“设计”选项卡里设置主题风格（建议“主题”设为“空白页面”，“颜色”设为“Office风格”，因为这个风格提供了较为全面和正统的色系，方便后期设计），并在“视图”选项卡里制作幻灯片母版（母版可以理解为页面背景）。

能力二：掌握基本快捷键。设置快捷键就是为了比鼠标操作更快捷。与Ctrl组合使用的快捷键较多，加上“F”和“H”分别是查找和替换，“B”是加粗，“I”是斜体，“U”是下划线，“S”是保存，“C”和“V”分别是复制和粘贴，“Z”和“Y”分别是撤销和重做，Ctrl与方向键用于图形位置的微调。按住Shift可以辅助进行规则的旋转和缩放，还可以实现多选。

能力三：善用填充和线条。在一个图形上右击菜单中选择“设置形状格式”，可以设置图形的线条、填充和旋转等；另外，选中一个图形后，可以在程序上方的“格式”选项卡中深入设计。尝试运用透明度、渐变色和阴影可以丰富图形的表现力，箭头线条加粗便于观看，虚线可以分割页面，有时可只用填充而不用线条，有时可以只用线条而不用填充。

能力四：选用合适的进入。俗话说，垃圾是放错地方的资源，所以要注意，资源放错地方就是垃圾。PPT中的自定义动画只有用对地方才能起到正面作用。除非有特殊需要，一般把速度设为“非常快”。“淡出”和“从底部切出”适合带背景或边框的文字，“棋盘”、“盒状”、“菱形”和“向内溶解”适合图片，“擦除”适合箭头、流程图和虚线，“放大”适合需暂时凸显的小图片和标签式文本，“展开”适合大表格，“菱形”适合小表格。

能力五：多用对齐和组合。对齐也是一种“消除噪声”的手段。通常观众利用缩进来认识内容的层次关系，因此一旦该对齐的没有对齐，观众就会反复审视整个内容来确定层次关系，这就产生了不必要的认知成本。另外，不同页面切换也要注意大小标题的对齐（引申还有颜色、字体、字号保持一致），因为不必要的变动也是一种干扰。组合是PPT制作过程中对内容的一种管理手段。要注意，一旦进行“组合”或“撤销组合”操作，与其相关的动画都会消失。

能力六：使用路径和旋转。“强调”中的“陀螺旋”效果可以实现图形的旋转，默认是顺时针两周，但可以自定义设置转向和角度。同时使用自定义曲线路径和旋转可以实现飞机、×××飞行的效果。如果希望“飞行”过程中出现多次旋转，则要把路径分为多段，每段对应一次旋转。另外，路径动画配合“强调”中的效果还可以实现一边飞行一边缩放、变形、闪烁等。

能力七：巧用重复。双击“动画窗格”中的动画可弹出对话框，在“计时”选项卡中可以设置“重复”，这样效果就会按照设定的次数反复进行。将路径效果设为重复可以模拟持续的信息流动；将两张不同的波形图叠放，并将顶层图片设为重复消失就可以制作出信号波动的效果；重复旋转可以制作出雷达扫描、轮子转动的效果；把一条发光、半透明的短线放在屏幕右侧外，并设为“重复从左侧飞入”可以制作出横穿页面的光线；较少次数的重复可以起到强调的作用。

能力八：插入对象。在“插入”选项卡中有很多我们想要的内容。“图表”可以方便地插入柱形图、饼图、折线图等并且与Excel集成编辑；“SmartArt”为我们提供了一些现成的排版效果，建议使用；单击“Embed Flash”按钮可以插入Flash程序，这为提升PPT效果提供了无限可能。

另外，附赠三个鲜有问津但是很好用的功能。

功能一：自定义选项卡。单击软件上方最左侧的“文件”按钮，在弹出菜单中选择“选项”，在弹出对话框的“自定义功能区”选项卡中可以自行设定软件各个选项卡中的功能项，还可以自定义选项卡，这样就把自己常用或平时不易找到的功能集中到一起，不知不觉中提高了工作效率。建议尝试。

功能二：宏。微软公司产品的特点就是可以进行“二次开发”。Office工具可以利用VB语言编写在网上可以轻易找到编写宏的方法。宏可以帮助我们快速完成重复性的功能，如“自动删除所有页面的注释”，还可以作为功能被保留。另外，还可以在VS2010中开发Office外接程序，实现更为高级的功能。因此，Office要比我们平时看到的强大得多。

功能三：提取SmartArt内部的元素。在SmartArt提供的效果中有很多可以重复利用的元素，如配色精美的圆形、三角形和圆角矩形，不易制作和找到的齿轮、漏斗、弯箭头，还有平时想不到的各种表现方式等。这些都可以通过选中、复制、粘贴的方式提取出来加以复用。“他山之石，可以攻玉”。

四

PPT是一种用于翻译思想的工具。既然是翻译，就要注重翻译三原则——“信”、“达”、“雅”。仅仅知道如何通过突出目标和消隐噪声来设计某一页PPT是不够的，仅仅知道如何使用PPT工具来实现想要的动画效果也是不够的，我们还要懂得一些更高层次的行动理念，以把握全局，实现对思想的完美翻译。

理念一：PPT是用来抽象现实的。PPT是一种软件，而软件本来就是一种对现实的抽象。可以用带斜向阴影的白底黑框来抽象一份书面材料，可以用单线箭头抽象历史的长河，可以用粗箭头来抽象社会的进程，可以用移动的圆点、方块来抽象信息的流动，可以用来八角星来抽象爆炸的火焰：用简单的几何图形实现对大千世界的抽象。

理念二：PPT是用来辅助记忆和理解的。在做PPT过程中要经常审查PPT对演示的辅助作用是正面的还是负面的，是过量的还是不足的，能否实现与演讲者、观众的和谐相处。演讲者只有害怕自己的话会被人遗漏或误解时才应该把关键的文字显示到PPT上。另外，使用图片可以利用人类的“视觉带宽”来增强理解和记忆，但是要求图片必须能够胜任代替文字，并且只含有适量的可以被观众迅速捕捉和接受的信息，否则将成为纯粹的“噪声污染”，留给观众痛苦的回忆。因此，掌握一些信息可视化的理论会对自己很有帮助。

理念三：PPT是用来讲故事的。我们在小学学习记叙文的时候老师给我们讲，叙述一件事要注意六要素——时间、地点、人物、起因、经过、结局。无论我们用PPT进行申报、答辩、演讲还是推销，都可以看做是在讲故事，因此一定要注意我们的内容要完整地包括一件事的六要素。例如，在项目的目的和意义中，应该加入“总结”一项，对应六要素中的“结局”；在PPT的开头部分应该着重叙述大背景和对现状的定位，对应六要素中的“时间”、“地点”、“起因”。

理念四：先有模型后有产品。在软件工程中，Bug越早发现，项目的风险就越小。对于PPT的制作来说最大的灾难莫过于“PPT做完了而思路改变了”。所以强烈建议在做PPT之前，集思广益敲定思路，最好先把讲稿确定，然后针对讲稿有针对性的安排PPT内容，再针对内容确定表现效果和次序。这也就是把软件设计中著名的“MVC模式”引入到PPT制作中来。

理念五：我只能做我能做的事。我们脑子里永远不要奢望一步到位完成一件大事，而要多思考如何把一件看似无法完成的事转化成一系列我们能够轻易完成的事并最终实现预期的效果。要在PPT里表现一个液柱可变的温度计也许是困难的，但是可以转化成在画图板中用矩形、圆形、油漆桶和橡皮制作一个空温度计图片，图片顶层用文字和线条表示刻度，中层用矩形表示液柱，用切入动画来表现液柱的升高，这样就实现了预期效果。

理念六：分享精神和服务意识。2012年是新、旧时代的交界年，人类的使命将由“物质世界的构建”转向“精神世界的构建”，分享精神和服务意识是新时代的重要价值观，是新时代人类迈向成功的两大法宝。（一家之言，仅供参考。）但是对于PPT的制作来讲，一旦有了分享精神和服务意识，也就是“我们是在与观众分享自己的思想，我们是为观众服务的”，那么在内容安排上就会更负责更严谨，在效果设计上会更大胆更细心，整个过程中不会半途而废得过且过。认知是一个复杂（有时混沌）的过程，内容的微小变动可能被忽略，也可能会引起强烈反响，因此在制作过程中要反复调试，寻找最佳效果，工作虽然会很累，但是想到观众满意的微笑，想到自己成功的喜悦，就要坚持做下去。

五

如果我们能够准确预知未来，就能做比别人更正确的决定。很多人都说过类似的话——只有充分了解历史才能把握现在和未来。在前面系统认识了现代PPT的模样之后，我们有必要思考一下PPT的发展趋势是什么，未来的PPT是什么样子。我们可以把“趋势”理解为经典物理中的“加速度”，根据牛顿第一定律，要想知道加速度的方向就要知道作用力的方向，于是要想知道PPT的未来趋势就要了解现在的人们都在做哪些方面的推动，他们给我们提供了哪些选项。

预测一：制作人员由小组向团队转变。为了追求差异化，PPT的制作难度会增大，但是客观要求的制作时间却没有延长，因此需要越来越多的人参与到一项PPT的制作中来。PPT即将告别手工作坊的时代，转而进行团队作战。在转型过程中会出现越来越多更便捷的制作工具，以及专业化的外包公司，学院派对于PPT生产的技术理论研究也会逐渐增多。

预测二：表现能力由二维向三维转变。未来的PPT将不再是二维翻页式的，而是三维游览式的，控制PPT就像玩3D游戏一样有趣。预计2013年这种PPT就会大量出现。例如，届时我们可以在PPT中看到逼真的战场模拟，观众甚至可以充当士兵参与其中。事实上，这种想法现在就可以实现。

预测三：设计工具由分散向集成转变。其实现在制作PPT原本就还在使用很多配合工具，如Word、Excel、PhotoShop、Visio、Flash等，但是为了还可能有更专业化的制作工具，可以把不同工具更好地整合起来。相信微软会把HTML5和Silverlight技术更多引入PPT。

预测四：开发方法由瀑布式向模型驱动转变。目前软件生产已经进入“模型驱动时代”，只要把模型建立好，代码就可以自动生成。这或许是未来PPT的发展方向，当越来越多的效果模式化、组件化以后，我们只要把演讲稿写好并勾画出重点就可以一键生成一套制作精良的PPT。

预测五：测试手段由粗放测试向精确测试转变。一个好的PPT必然经历过大量的测试。相信越来越多的测试手段会用于PPT，如测试观众在观看PPT时会产生怎样的脑电波，精确测试不同字体、字号、颜色对效果的影响等。

预测六：内容安排由欧式几何向黎曼几何转变。黎曼几何催生了相对论，使人们知道质量可以造成时空的扭曲。在PPT中，重点内容也会吸附更多的时间和页面空间。未来PPT会更多地从定量角度分析一个内容点所产生的场是怎样的，从而精确得出应采用多少时间、多大空间、何种效果来表现它。

预测七：表达形式由图文并茂向多媒体转变。这一点很好想到。

预测八：控制方式由鼠标、键盘向手势、情态、意念转变。其实用手势控制游戏的技术已经非常成熟了，现在还存在用眼球移动和眨眼睛来输入字符的技术，更令人激动的是今年网上出现了用意念来驱动滑板的演示视频。我们有理由相信未来这些控制方式很有可能被引入PPT，以代替传统的鼠标和键盘。

六

我想大家会发现，所有的这些方法、技巧、理念、思想其实并不是什么新东西，也不是什么高深的东西，都是我们很早就已经掌握了的。所以，曾经的不足，不是因为没有及早地发现某个人某种说法，而是过去没有充分地发掘自己。

我们每个人都希望有更高、更强的能力，但是热力学定律告诉我们，能不会凭空产生，能要靠做功来转化。真心希望这次交流的内容可以被运用到实践，转化成更高层次的能，并反馈出更好的成果，而不是只进行了一次简单的热传递。

在这里，我要感谢大家坚持听完了我的分享，再次感谢研究所给了我这么好的学习、锻炼和交流的机会。我会努力的！

好，我想说的话就是这些了。敬请大家批评指正。谢谢！